STAPPENPLAN VOOR RISICO- EN SCHADELASTBEHEERSING

Hoe kunt u als fleet owner uw risico beheersbaar houden en de schadelast structureel reduceren? Met ons stappenplan voor risico- en schadelastbeheersing zorgt u voor een integrale aanpak.

Het verlagen van de schadelast is één van de meest effectieve manieren om uw verzekeringskosten omlaag te brengen. Maar hoe pakt u dit aan? Er zijn allerlei tools en trainingen in de markt, maar hoe weet u welke het beste werken voor uw vloot?

Om u daarbij op weg te helpen, kunt u dit stappenplan gebruiken.

Schadelast reduceren met een integrale aanpak

Als het gaat om schadelastreductie, dan denken veel fleet managers: “dan moet ik zeker met bestuurders lastige gesprekken gaan voeren”. Anderen zijn ervan overtuigd dat een tool de uitkomst biedt, of dat het nodig is om trainingen in te gaan zetten. Wie heeft er gelijk?

Gesprekken voeren, tools en trainingen inzetten, het is allemaal oplossingsgericht. De vraag die hieraan vooraf moet gaan is: wat is precies het probleem? Het reduceren van de schadelast is complex, daarom is het van belang om te analyseren wat er aan de hand is. Door eerst goed te oriënteren, kunt u de juiste oplossing voor het juiste probleem vinden.

ORIENTATIEFASE

Voordat een programma wordt ontwikkeld, is het goed voor alle betrokkenen om helder te hebben wat een programma voor risicobeheersing en schadelastreductie precies omvat.

Hoe ziet een programma voor schadelastreductie eruit?

Een schadelastprogramma is een serie van op elkaar afgestemde maatregelen die samen een vooraf gedefinieerde doelstelling voor schadelastreductie dienen te realiseren. Bepaalde tools of de inzet van bestuurderstrainingen kunnen bijdragen aan de realisatie van deze doelstelling, maar als losstaande maatregelen zult u er weinig mee bereiken. Daarvoor is het nodig om ook beleid te formaliseren, rapportages beschikbaar te stellen en de lijnmanagers te betrekken.

Uw schadelast halveren?

Schadelastreductie kan worden ingezet door leasemaatschappijen en fleet owners om premies op middellange en lange termijn te handhaven en waar mogelijk te verlagen. Bij bedrijven waar schadelastreductie effectief is geïmplementeerd kan de schadelast gehalveerd worden.

Wat als er intern geen commitment is?

Een voorwaarde voor schadelastreductie is dat een bedrijf zich medeverantwoordelijk voelt. Sommige bedrijven zijn nadrukkelijk van mening dat de schadelast het probleem van de verzekeraar is. Bij gebrek aan commitment bij het management van een bedrijf is schadelastreductie zeer moeilijk te realiseren. U zult wel aanvoelen dat dit gebrek aan commitment zelden voorkomt bij bedrijven met een lage schadelast. In situaties met lage commitment is het zaak om de kosten van de absentie van een schadereductieprogramma zichtbaar te maken en inzichtelijk te maken: 1 Euro extra schade vertaalt zicht in 1,8 Euro extra inkoopkosten en daarmee is de business case snel gemaakt. Daarnaast kan middels een benchmark duidelijk worden gemaakt hoe de hoge schadelast zich verhoudt tot de (lagere) schadelast van andere vergelijkbare bedrijven.

Op welk moment is schadelastreductie zinvol?

Als u pas bij een premieverhoging van uw verzekeraar aan de slag gaat met schadelastreductie, dan bent u zeker te laat. Geen enkele verzekeraar zal van een voorgenomen premieverhoging afzien omdat u belooft een schadelastreductieprogramma te implementeren. Het duurt minimaal één jaar voordat de impact van zo’n programma zichtbaar wordt in de schadelast en de volledige resultaten kunnen worden verwacht binnen twee jaar. Daarna blijft het overigens zaak om schadereductieprogramma's consequent te blijven uitvoeren om de schadelast op een structureel lager niveau te houden.

NULMETING

Na het verzamelen van de data is het tijd voor een analyse voor alle bedrijfsonderdelen en bestuurders:

last per voertuigjaar
last per schade
schadefrequentie

Hierbij dient u rekening te houden met bestuurder- en voertuigmutaties. Bestuurders maken gebruik van meerdere voertuigen en voertuigen hebben meerdere bestuurders.

Focus where it matters

Door eerst een nulmeting uit te voeren identificeert u ‘vervuilers’: de bedrijfsonderdelen en bestuurders die bovengemiddeld veel schade hebben. Ligt initieel de focus van het schadelastreductieprogramma op deze vervuilers, dan zijn de investeringen beperkt. In de regel gaat het om minder dan 5% van alle bestuurders. Door hierop te focussen kost het u relatief weinig om veel te besparen.

KPI’s voor schadelast

Tijdens de nulmeting definieert u normen voor de schadelast. Een klant met 1.000 schadegevallen is een ‘laag risicoklant’ indien er 5.000 voertuigjaren zijn gereden. Een klant met slechts een enkele schade, is echter problematisch als hij pas een maand het voertuig heeft – tenzij het om een kleine ruitschade gaat. Zo ontstaan er gemakkelijk discussies over de juiste interpretatie. Om deze discussies te vermijden bepaalt u Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) en stelt u vast wat de norm per KPI is.

Veelgebruikte KPI’s zijn de schadefrequentie en de loss ratio.

Schadefrequentie

De schadefrequentie betreft het aantal schaden per voertuigjaar. Heeft een voertuig één jaar gereden en in dat jaar één schade gehad, dan is de frequentie 100%. De som is dan namelijk 1:1. Heeft een voertuig de helft van het jaar gereden en één schade gehad, dan is de som 1:0,5. De uitkomst is een frequentie van 200%.

Loss ratio

De loss ratio is de verhouding tussen de schade en de premie. Bij een totale schadelast van € 500.000 en een premie exclusief assurantiebelasting van € 1.000.000 is de loss ratio 50%. Verzekeraars zien graag dat deze loss ratio rond de 70% of lager is.

Vervolgens legt u vast bij welke KPI-score een klant als hoog risico wordt gekwalificeerd en in aanmerking komt voor opvolging. Bijvoorbeeld als de schadefrequentie 50% hoger is dan het gemiddelde van de gehele leasevloot. De definities en het gebruik van KPI’s legt u vast in een document.

In aanvulling daarop kunt u verfijningen toepassen met betrekking tot de schadesoort. Verhaalbare schaden worden soms niet meegenomen in de schadelastfrequentie, letselschaden kunnen worden afgetopt en ruitschaden kunnen minder zwaar worden gewogen in de frequentie.

De uitkomst van deze stap is:

overzicht van de KPI-scores per bedrijfsonderdeel (divisie, land)
overzicht van de KPI-scores voor de vloot als geheel
overzicht van de bestuurders die een score hebben boven de norm (de hoog risico bestuurders)

TOETSING INTERNE STAKEHOLDERS

Het is belangrijk om de lijnmanagers mee te nemen in het proces. Zij spelen een belangrijke rol in de communicatie met bestuurders. U kunt hiervoor workshops organiseren, waarin de volgende zaken aan bod komen:

Resultaten uit de nulmeting

Zitten hier verassingen in voor de lijn managers? Zijn de definities duidelijk, wat vinden de lijn managers van de voorgestelde norm ten aanzien van acceptabele schadelast?

Ervaringen met schadelastreductie

Welke maatregelen hebben we genomen tot nu toe bij bedrijfsonderdelen en bestuurders met een slecht schadebeeld, hoe effectief was dat, wat hebben we hiervan geleerd en kunnen we toepassen als beleid?

Eisen en wensen van lijnmanagement

Lijnmanagers gaan de schadelast bespreken met de bestuurders. Het is essentieel voor het slagen van het programma dat lijnmanagers eraan meewerken. Bespreek samen de rol van de lijnmanagers bij het introduceren en opvolgen van het programma. Bespreek ook de manier waarop dit dient te gebeuren.

Ontwikkelingen in de markt
Bespreek de ontwikkelingen in de markt op het gebied van schadelastreductie. Met name inzicht in veranderingen; interessante trends en dergelijke zijn goed om met elkaar te delen.

SELECTIE VAN TOOLS & LEVERANCIERS

Als fleet manager beschikt u intern over schadelast-, bestuurder- en voertuiginformatie. Om schadelastreductie te realiseren dienen in eerste instantie rapportages te worden ontwikkeld voor bewustwording, eventueel aangevuld met informatie over het rijgedrag. In tweede instantie kunnen tools worden toegevoegd aan voertuigen, zoals ADAS en Safedrivepod. Ook kunnen specifieke trainingen voor klanten en bestuurders worden aangeboden, zoals Alert driving.

Hoe komt u tot een goede selectie van tools en leveranciers?

Rijgedrag meten

Inventariseer de diverse mogelijkheden om rijgedrag te meten en vergelijk de kosten en verwachte baten (financieel, operationeel) met elkaar. Op basis hiervan maakt u de keuze om een tool wel of niet te selecteren.

ADAS

Breng voor de diverse ADAS-opties in kaart wat de kosten en baten zijn op basis van de ervaring binnen de eigen vloot. Is deze ervaring niet voorhanden, dan kunt u gebruikmaken van indicaties van fabrikanten. U kunt overwegen om een Safety package te definiëren. Een Safety package bevat de minimale ADAS-tools die nodig zijn om schadelast te reduceren. De inzet van een Safety package kunt u limiteren tot risicocategorieën, zoals bepaalde branches en voertuigwaarde.

Bestuurdersondersteuning en training
Maak een inventarisatie van de aanbieders van trainingen. Dat kunnen fysieke of online trainingen zijn. Vergelijk de kosten en verwachte baten (financieel, operationeel) met elkaar. Op basis daarvan kunt u de keuze maken om een training te selecteren. De training kan algemeen ingezet worden of als onderdeel van de opvolging van een individuele bestuurder, als het rijgedrag daartoe aanleiding geeft.

Het resultaat van deze stap is een overzicht van in te zetten tools en de kosten en baten. Samen met een overzicht van wanneer ieder tool ingezet wordt.

BELEID

Op basis van de nulmeting, feedback van lijnmanagers en inzichten ten aanzien van tools en leveranciers, gaat u in deze stap het schadelastreductieprogramma ontwerpen. De kern is de definiëring van welke schadelast niet acceptabel is en welke maatregelen structureel worden genomen bij hoge schadelast. Hierbij zijn de volgende onderwerpen van belang:

Reikwijdte

Welke bedrijfsonderdelen, bestuurders en type mobiliteit worden opgenomen in het schadelastreductieprogramma en welke (bijvoorbeeld verhuurvoertuigen) niet?

Definities

Overzicht van KPI’s en normen.

Maatregelen
Overzicht van maatregelen, zoals ondersteuning met trainingen en tools, en daarnaast aanpassingen van tarieven en voorwaarden.

Organisatie
Wie is binnen uw bedrijf verantwoordelijk voor schadelastreductie (bijvoorbeeld de operations manager) en in welk overleg bespreekt u de voortgang?

AVG

Check in het kader van de AVG-richtlijnen de grondslag voor de te verzamelen en rapporteren informatie.

INTRODUCTIE SCHADELASTREDUCTIEPROGRAMMA

Bewustzijn is een belangrijke stap in gedragsverandering. Bij het creëren van bewustzijn, zijn er drie doelgroepen: interne organisatie, klanten en bestuurders.

Interne introductie
De interne introductie bestaat uit een training van de accountmanagers. Deze vaste aanspreekpunten voor de klanten dienen kennis over het schadelastreductieprogramma te hebben. Daarvoor kunt u deze onderdelen gebruiken:

Informatie over de voordelen van schadelastreductie voor klanten
Rapportages per accountmanager
Q&A document
Tips & tricks document

Introductie bij bedrijfsonderdelen

De introductie bij iedere bedrijfsonderdeel bestaat uit het bespreken van de resultaten uit de nulmeting en de wijze van opvolging. Een belangrijk bespreekpunt is daarbij de manier waarop U de bestuurders wilt informeren.

Introductie bij bestuurders

Directe communicatie met bestuurders vanuit uw leasemaatschappij is een optie. Echter, opvolging door de fleet manager op basis van de rapportages hebben een grotere impact. Dat kan bijvoorbeeld een persoonlijk interview zijn over de omstandigheden van een ongeval en het welzijn van de werknemer. Daarnaast kan de fleet manager besluiten om ook terugkoppeling te geven aan de lijnmanager van de bestuurders met hoge schadelast.

STRUCTURELE OPVOLGING

De kern bij het opvolgen is een uitvoering van geplande activiteiten. Mogelijke acties en beslissingen zijn:

Presentatie van de schaderapportage trends per bedrijfsonderdeel om de schadelast te bespreken en corrigerende maatregelen te bespreken.
Rapportage van claims aan individuele berijders met een hoog risico.
Aanpassing van autoregeling en eigen risico’s voor bestuurders waar geen verbetering in schadelast plaatsvindt.
Identificatie van voertuigen die moeten worden uitgerust met extra veiligheidsvoorzieningen en bestuurders die in aanmerking komen voor training.
Uitvoeren van trainingen.
Opnemen van het schadelastreductieprogramma in het werknemer introductieprogramma

Hoeveel schadelast kan ik realistisch reduceren?

Dat ligt aan uw huidige situatie.

Bij bedrijven waar schadelastreductie effectief is geïmplementeerd kan de schadelast gehalveerd worden.

Dit zijn vaak de bedrijven waar de schadelast aanzienlijk boven het landelijk gemiddelde ligt.

Bij bedrijven waarbij de schadelast al rond het landelijke gemiddelde ligt is het niet waarschijnlijk dat er een grote besparing mogelijk is. De waarde van een schadelastreductieprogramma zit dan in het borgen van blijvende en structureel lage schadelast.

Met een benchmark kunt u de huidige schadelast vergelijken met de voor u relevante markt en kan een inschatting gemaakt worden van het besparingspotentieel voor uw specifieke situatie.

Hoe lang duurt de implementatie van een schadelastreductieprogramma?

Het duurt minimaal één jaar voordat de impact zichtbaar wordt in de schadelast en de implementatietijd die hiervoor aan voorafgaat kan ook één jaar in beslag nemen. Reken daarom op een lange-termijn aanpak met jaarlijkse evaluaties.

In het eerste jaar na de implementatie kunt u verwachten dat 50% van het besparingspotentieel wordt gerealiseerd, waarna in het tweede jaar het volledige besparingspotentieel wordt gerealiseerd.

Deze tijd kan worden verkort worden door gebruik te maken van reeds bestaande oplossingen, in plaats van het zelf volledig ontwikkelen van een programma.

Hoeveel premiekorting kan ik krijgen met een schadereductieprogramma?

Geen. Dat wil zeggen, verzekeraars geven geen korting op de premie als u aangeeft een schadelastreductieprogramma te gaan starten of al heeft. Verzekeraars berekenen de premie op basis van de historische schadelast van uw vloot en als deze laag is krijgt u en lagere premie. De korting op de premie is er dus wel, maar indirect: u verlaagt de schadelast met een schadelastreductieprogramma, de verzekeraar rekent vervolgens een lagere premie. Of deze korting feitelijk wordt gegeven dient nog wel vast worden gesteld: dit is geen automatische korting die in alle gevallen door alle verzekeraars wordt toegepast.

Indien u een eigen risico heeft, betaalt u met lagere frequentie wel minder aan totale eigen risico kosten. Bij een schadereductieprogramma is het dan te overwegen om het eigen risico te verhogen.

Het vooraf doorrekenen van de impact van het schadelastreductieprogramma op de schadelast en hoe u in de praktijk uw kosten het beste verlaagt (eigen risico, premie) is aan te bevelen. Een adviseur kan u daar mee helpen.

Is schadereductie mogelijk met EV's?

Ja. Schadelastreductie is ook zeer goed mogelijk te realiseren met de duurdere en zwaardere EV's. Dit kan op twee manieren:

1. Schadefrequentie: hoewel de last per schade stijgt als gevolg van inflatie, voertuigcomplexiteit, etc. is de schadefrequentie afhankelijk van de bestuurder. 80% van de ongevallen worden veroorzaakt door bestuurder onoplettendheid. Een schadereductieprogramma kan dus de schadefrequentie verlagen en hiermee de totale schadelast.

2. Voertuigselectie: de lasten per schade van voertuigen in vergelijkbare verzekerde waarde categorieën loopt sterk uiteen. Sommige EV voertuigen zijn duurder om te repareren dan andere en daarnaast is de beschikbaarheid van onderdelen niet gelijk bij alle merken waardoor er ook grote verschillen zijn in de kosten van vervangend vervoer. Een onderdeel van schadereductieprogramma is ook om in de voertuigselectie de kosten van reparaties mee te nemen.

10 stappen samengevat

Hier zijn de 10 stappen in één regel per stap:

Oriëntatiefase - Begrijp wat een schadelastprogramma inhoudt en zorg voor commitment van directie voordat je begint.
Dataverzameling - Verzamel alle relevante voertuig-, schadelast- en bestuurdersgegevens in een complete dataset.
Nulmeting - Analyseer schadelast per voertuigjaar, schade en frequentie om 'vervuilers' te identificeren en KPI's vast te stellen.
Toetsing bij lijnmanagers - Bespreek resultaten en aanpak met lijnmanagers via workshops om hun betrokkenheid te borgen.
Selectie tools en leveranciers - Inventariseer en vergelijk rijgedragmeters, ADAS-systemen en trainingen op kosten en baten.
Beleid - Definieer welke schadelast niet acceptabel is en welke maatregelen structureel worden genomen bij hoge schadelast
Besluitvorming - Stel een business case op en haal directieakkoord voor implementatie.
Introductie programma - Informeerlijn manager en bestuurders over het programma.
Opvolging - Voer geplande activiteiten uit zoals rapportages, trainingen en implementatie van tools.
Evaluatie - Beoordeel jaarlijks de KPI-ontwikkeling, financiële resultaten en feedback om het programma te verbeteren.

AAN DE SLAG MET RISCO- EN SCHADELASTBEHEER?

Door het stappenplan te volgen, pakt u het reduceren van de schadelast gestructureerd aan. Het lijkt aanvankelijk een flinke tijdsinvestering, maar u verdient het gemakkelijk terug. Door de integrale aanpak neemt u maatregelen die effectief zijn en daadwerkelijk leiden tot een verlaging van de schadelast.

Wilt u daar hulp bij? Fleet Insurance is gespecialiseerd in het ondersteunen en faciliteren van mensen die verantwoordelijk zijn voor het beheer van wagenparken.

Met onze scan maken we snel inzichtelijk hoe uw schadelast zich verhoudt tot de markt, wat de mogelijkheden zijn tot schadelastreductie op basis van uw risico profiel en hoe deze besparingen gerealiseerd kunnen worden.

risico- en schadebeheer

STAPPENPLAN VOOR RISICO- EN SCHADELASTBEHEERSING

STAPPENPLAN VOOR HET REDUCEREN VAN RISICO EN SCHADELAST

FREQUENTLY ASKED QUESTIONS

10 stappen samengevat

AAN DE SLAG MET RISCO- EN SCHADELASTBEHEER?